Kurum Veri İşleme Sözleşmesi

Sürüm 1.5 · 22 Ekim 2026 · Veri işleyen: Arch Teknoloji Sanayi ve Ticaret A.Ş.

Bu sözleşme, Kurum Alanındaki öğrenci verisi bakımından veri sorumlusu olan okul, kurs ya da etüt merkezi ("Kurum") ile veri işleyen Arch Teknoloji Sanayi ve Ticaret A.Ş. ("Mercek") arasında, 6698 sayılı Kanun ve ikincil mevzuat uyarınca yapılır. Kurum hizmet sözleşmesinin ekidir (Ek-2) ve onunla birlikte, Kurum Yetkilisinin uygulamadaki elektronik onayıyla, güvenli elektronik imzayla ya da ıslak imzayla kurulur. Kurum hesabı deneme süresiyle açılıyorsa bu sözleşme Kurum Yetkilisinin kuruma katılırken verdiği elektronik onayla tek başına kurulur ve kurum hizmet sözleşmesi kurulunca onun eki olarak sürer.

1. Tanımlar ve roller

1. Kurum Alanı, Kurum'a ait öğrenci kayıtlarının tutulduğu ve yalnızca Kurum'un yetkilendirdiği kişilerin eriştiği bölümdür. Kurum'daki öğretmenlerin Kurum için girdiği öğrenci kayıtları Kurum Alanına yazılır.
2. Kurum Yöneticisi, Kurum Yetkilisi ya da onun kurum panelinde yönetici olarak yetkilendirdiği kişidir.
3. Kurum Öğretmeni, Kurum'un eklemesiyle Kurum Alanına katılan öğretmen ya da koçtur. Bir e-posta adresi aynı anda yalnızca bir Kurum Alanına bağlı olur.
4. Kayıt Defteri, Kurum Alanında kimin hangi öğrenci kaydını ne zaman açtığını ve değiştirdiğini gösteren kayıttır. Kaydın içeriğini tutmaz, yalnızca işlemi tutar.
5. Kurum, Kurum Alanındaki veri bakımından veri sorumlusudur. Mercek bu veriyi Kurum adına işleyen veri işleyendir. Kurum Öğretmeni ve Kurum Yöneticisi, Kurum ile iş ilişkisi olmayan serbest koç dahil, Kurum Alanında Kurum'un talimatıyla ve Kurum adına işlem yapar.
6. Öğretmen ve Kurum Yöneticisi hesaplarının verisi (e-posta adresi, oturum, IP adresi, onay kayıtları, kullanım kayıtları) ile sözleşme, sipariş ve fatura kayıtları bakımından Mercek veri sorumlusudur ve bunları KVKK aydınlatma metnine göre işler.

2. Konu ve süre

Mercek, Kurum Alanındaki öğrenci verilerini yalnızca Hizmet'in sunulması amacıyla, Kurum'un talimatı çerçevesinde işler. Kurum'un kurum panelinde yaptığı ayarlar ve işlemler, örneğin öğrenci atama ya da yapay zekânın kapatılması, Kurum'un talimatıdır. Sözleşme, Kurum'un deneme süresi ve aboneliği süresince ve veri 8. maddeye göre silinene kadar geçerlidir.

3. İşlenen veri ve ilgili kişiler

Öğrenciler (reşit olmayanlar dahil), veliler, Kurum Öğretmenleri ve Kurum Yöneticileri. Veri kategorileri: kimlik (ad, sınıf, şube), eğitim verisi (deneme sonuçları, konu bazlı karne, hedef, çalışma düzeni, program ve görev işaretleri), öğretmen notları ve veli notları, veli açık rıza kayıtları, Kayıt Defteri (işlemi yapanın e-posta adresi, işlem, öğrenci kaydının kimliği, zaman). Hesap verisi 1. maddenin 6. bendine göre Mercek'in sorumluluğundadır. Özel nitelikli veri işlenmesi sözleşmenin konusu değildir.

4. Kurum Alanına taşıma

1. Bireysel hesabı olan öğretmen Kurum'a katılırken, veri sorumlusu olduğu öğrenci kayıtlarını Kurum Alanına taşımayı seçebilir. Seçim öğretmene katılma ekranında sorulur. Taşıma öğretmenin onayıyla yapılır. Onay, gösterilen metnin sürümü, zaman ve IP adresiyle kayda geçer ve kurum panelinde görünür.
2. Taşınan kayıtlar bakımından veri sorumlusu taşıma anından itibaren Kurum'dur. Program, deneme, not, bağlantı ve veli açık rıza kayıtları öğrenciyle birlikte geçer, öğrenci ve veli bağlantıları değişmez.
3. Kurum, taşınan öğrencilerin velilerini veri sorumlusunun değiştiği konusunda aydınlatır. Mercek bunun için veli bağlantısında bilgilendirme gösterir ve velinin açık rızasını Kurum adına yeniden sorar. Rıza yenilenene kadar işleme, eski rıza ve Kurum'un kendi hukuki sebebiyle sürer, o öğrencinin verisi yurt dışındaki yapay zekâ sağlayıcısına gönderilmez ve program şablon metinle hazırlanır. Rızası yenilenmeyen öğrenci kurum panelinde görünür.
4. Öğretmenin taşımadığı öğrenciler öğretmenin kendi alanında kalır. Bu kayıtlar bakımından veri sorumlusu öğretmendir, Kurum bu kayıtlara erişemez.
5. Taşınan öğrenci, öğretmen Kurum'dan ayrılsa da Kurum Alanında kalır ve öğretmenin bireysel alanına geri dönmez.
6. Kurum Yetkilisinin yetki belgesi Mercek'e ulaşana kadar taşıma kapalıdır. Kurum Öğretmenleri bu sürede Kurum Alanında yeni öğrenciyle çalışabilir.

5. Erişim ve Kayıt Defteri

1. Kurum Yöneticisi Kurum Alanındaki öğrencinin programını, deneme sonuçlarını, konu durumunu, çalışma düzenini, görev işaretlerini ve cevap anahtarına girilen cevaplarını görür. Programı değiştirmez. Kurum geneli deneme sonucu yükleyebilir. Kurum geneli deneme sonucu yüklerken listede kaydı olmayan öğrenci için ad, sınıf, şube ve alanla öğrenci kaydı açabilir ve bir Kurum Öğretmenine atayabilir.
2. Kurum Yöneticisi öğretmenin görüşme notlarını, velinin öğretmene yazdığı notları, profildeki "ek bilgi" ve "öğrencinin kendi ifadesi" alanlarını görmez. Mercek bu alanları Kurum Yöneticisine göstermez.
3. Kurum Öğretmeni kendisine atanan öğrencileri görür.
4. Mercek, Kurum Alanındaki öğrencilerin aynı denemedeki sonuçlarından öğrencinin Kurum içindeki sırasını hesaplar ve öğrencinin Kurum Öğretmenine ve Kurum Yöneticisine gösterir. Başka öğrencinin adı ve neti gösterilmez, denemeye Kurum'da en az altı öğrenci girmediyse sıra hesaplanmaz. Aynı sonuçlardan Kurum'un, sınıfların ve şubelerin deneme ortalamalarını hesaplar ve yalnız Kurum Yöneticisine gösterir. Ortalama en az üç öğrencinin girdiği denemeler için çıkar ve her ortalama en az üç öğrencinin sonucundan hesaplanır. Üçten az öğrencisi olan sınıf ya da şubenin ortalaması ayrı gösterilmez, bu öğrenciler sınıfın ve Kurum'un ortalamasına girer. Öğrenci ve veli sırayı ve ortalamaları görmez.
5. Kurum, Kurum Yöneticisinin ve Kurum Öğretmenlerinin erişimini öğrencinin eğitimi, rehberliği ve Kurum'un eğitim hizmetinin yönetimi amacıyla sınırlı tutar, bu amaç dışında kullanmaz ve kullandırmaz.
6. Kurum Alanında her öğrenci kaydının açılması ve değiştirilmesi, öğretmen ekleme, çıkarma ve öğrenci devri Kayıt Defterine yazılır. Kayıt Defterini Kurum Yöneticisi okur. Kayıt Defteri 12 ay saklanır, sonra silinir.
7. Mercek personelinin Kurum Alanındaki öğrenci verisine erişimi KVKK aydınlatma metnindeki hata giderme ve destek koşullarıyla sınırlıdır. Bu erişim tarihi, amacı ve bakılan alanlarla kayda geçirilir ve Kurum'a bildirilir.

6. Mercek'in yükümlülükleri

1. Veriyi yalnızca Kurum'un yazılı talimatı ve Hizmet'in gereği doğrultusunda işlemek, başka amaçla kullanmamak.
2. Veriye erişen personelin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlamak.
3. Uygun teknik ve idari tedbirleri almak: şifreli iletişim, erişim kontrolü, yedekleme, kayıt tutma. Tedbirler gizlilik politikasında özetlenir.
4. Alt işleyenleri (Cloudflare, Resend, OpenAI ya da Anthropic, iyzico) Kurum'a bildirmek, alt işleyen değişikliğini en az 30 gün önce duyurmak, Kurum'un makul itirazını değerlendirmek.
5. Veri ihlalini öğrendikten sonra en geç 72 saat içinde Kurum'a bildirmek, etkiyi ve alınan önlemleri paylaşmak.
6. İlgili kişi başvurularını Kurum'a 3 iş günü içinde iletmek ve Kurum'un talimatıyla gereğini yapmak.
7. Sözleşme bitiminde Kurum Alanındaki veriyi 8. maddeye göre teslim etmek ve silmek.
8. Yılda bir kez, Kurum'un yazılı talebiyle, alınan tedbirlere ilişkin özet rapor sunmak.
9. Kurum panelinde öğretmen ekleme ve çıkarma, öğrenci atama ve devretme, Kayıt Defterini okuma ve Kurum Alanındaki veriyi indirme araçlarını sunmak.

7. Kurum'un yükümlülükleri

1. Öğrenci ve veli verisini işlemek için gerekli hukuki sebebe sahip olmak, reşit olmayan öğrenciler için veli açık rızasını almak ve belgelemek, Kurum Alanına taşınan öğrencilerin velilerini aydınlatmak.
2. Kurum Öğretmenlerine Hizmet'i bu sözleşmeye uygun kullanma talimatını vermek, ayrılan öğretmeni kurum panelinden çıkararak erişimini kapatmak.
3. Kurum Öğretmenlerini ve Kurum Yöneticilerini Kayıt Defteri ve Kurum Yöneticisinin erişimi konusunda aydınlatmak.
4. İlgili kişi başvurularını yanıtlamak.

Model eğitimi. Yapay zekâ sağlayıcısına gönderilen veri yalnızca o isteğin yanıtı için kullanılır, sağlayıcının modelini eğitmek için kullanılmaz. Bu, sağlayıcıyla yapılan kurumsal API sözleşmesinin hükmüdür.

8. Ayrılma, devir ve sona erme

1. Kurum Öğretmeni Kurum'dan ayrıldığında ya da Kurum onu çıkardığında Kurum Alanına erişimi o anda kapanır. Öğretmenin öğrencileri Kurum Alanında kalır ve Kurum'un başka bir öğretmene atamasını bekler. Öğretmenin kendi hesabını kapatması Kurum Alanındaki kayıtları silmez.
2. Kurum bir öğrenciyi başka bir Kurum Öğretmenine devrettiğinde veri sorumlusu değişmez ve veli açık rızası yeniden alınmaz. Devir Kayıt Defterine yazılır.
3. Kurum Alanında silinen öğrenci kaydı hemen silinir.
4. Sözleşme sona erdiğinde ya da deneme süresi kurum hizmet sözleşmesi kurulmadan bittiğinde Kurum Alanı kapanır. Teklif görüşmesi sürüyorsa deneme süresi görüşme bitene kadar, teklifte bir geçerlilik günü yazılıysa en geç o güne kadar uzar. Kapanan Kurum Alanındaki veri silinmez. Kapanan Kurum Alanında değişiklik yapılamaz, Kurum Yöneticisi ve Kurum Öğretmenleri veriyi görür ve Kurum Yöneticisi kurum panelinden indirebilir. Kurum yeniden abone olursa Kurum Alanı kaldığı yerden açılır. Kurum Alanındaki veri kapanıştan 12 ay sonra silinir, bu Kurum'un bu sözleşmeyle verdiği talimattır. Mercek silmeden en az 30 gün önce Kurum Yetkilisine e-postayla bildirir, bildirimden önce ve bildirimden sonraki 30 gün içinde silme yapılmaz. Bu sürede Kurum veriyi indirebilir ya da yeniden abone olabilir, yeniden abone olan Kurumun verisi silinmez. Kurum yazılı olarak isterse Mercek veriyi talebin ulaşmasından sonra 30 gün içinde, isterse Kurum'a teslim ederek, daha önce siler. Hukuken saklanması zorunlu kayıtlar ile veli açık rıza kayıtları bu silmenin dışındadır. Veli açık rıza kayıtları ispat amacıyla onay kayıtlarıyla aynı süre saklanır, bu da Kurum'un bu sözleşmeyle verdiği talimattır.
5. Ödeme gecikmesi nedeniyle askıya alınan Kurum Alanında veri silinmez. Askı süresince Kurum Alanında değişiklik yapılamaz, Kurum Yöneticisi ve Kurum Öğretmenleri veriyi görür ve Kurum Yöneticisi indirebilir. Öğrenci ve veli bağlantıları son onaylı programı göstermeye devam eder. Ödeme yapılınca Kurum Alanı aynı gün yeniden açılır.
6. Kurum panelinden indirilen veride görüşme notları, velinin öğretmene yazdığı notlar ve 5. maddenin 2. bendindeki alanlar yer almaz. Kurum bunların teslimini de yazılı olarak isterse Mercek teslim eder.

9. Yurt dışına aktarım

Barındırma Avrupa Birliği içindedir. Yapay zekâ özellikleri kullanıldığında veri yurt dışındaki yapay zekâ sağlayıcısına aktarılır, sağlayıcılar ve aktarılan veri KVKK aydınlatma metninin 4. bölümündedir. Kurum bu özelliği kapatabilir, kapalıyken hiçbir veri yapay zekâ sağlayıcısına gitmez. Kurum Alanına taşınan ve veli açık rızası Kurum adına yenilenmemiş öğrencinin verisi yapay zekâ sağlayıcısına gönderilmez.

10. Sorumluluk

Her taraf kendi yükümlülüğünün ihlalinden doğan zarardan sorumludur. Mercek'in sorumluluğu, kasıt ve ağır ihmal hariç, son 12 ayda Kurum'un ödediği tutarla sınırlıdır.

11. Uygulanacak hukuk

Türk hukuku uygulanır, İstanbul (Çağlayan) mahkemeleri yetkilidir.

1.5 değişikliği (22 Ekim 2026): 5. maddeye, öğrencinin Kurum içindeki sırasının öğrencinin Kurum Öğretmenine ve Kurum Yöneticisine gösterildiği (en az altı öğrenci, başka öğrencinin adı ve neti yok) ve Kurum'un, sınıfların ve şubelerin deneme ortalamalarının yalnız Kurum Yöneticisine gösterildiği (her ortalama en az üç öğrenciden, üçten az öğrencisi olan sınıf ve şube ayrı gösterilmez) yazıldı. Öğrenci ve veli bunları görmez. KVKK aydınlatma metniyle aynıdır, Kurum'a yeni yükümlülük getirmez. 1.4 ile verilen onaylar geçerlidir.

1.4 değişikliği (22 Ekim 2026): Kurum Yöneticisi kurum geneli deneme sonucu yüklerken listede kaydı olmayan öğrenci için ad, sınıf, şube ve alanla öğrenci kaydı açabilir ve bir Kurum Öğretmenine atayabilir. "Davet" sözü "ekleme" oldu, Kurum Öğretmeni Kurum'un eklemesiyle Kurum Alanına katılır, anlam değişmedi. 1.3 ile verilen onaylar geçerlidir.

1.1 değişikliği (12 Eylül 2026): sözleşme kurum hizmet sözleşmesinin eki oldu ve elektronik onayla da kurulabilir. Yükümlülükler değişmedi.

1.3 değişikliği (17 Eylül 2026): Kapanan Kurum Alanındaki veri 30 gün yerine kapanıştan 12 ay sonra silinir, silmeden en az 30 gün önce Kurum Yetkilisine e-postayla bildirilir. Kapanan Kurum Alanı salt okunur kalır, Kurum Yöneticisi ve Kurum Öğretmenleri veriyi görmeye, Kurum Yöneticisi indirmeye devam eder, Kurum yeniden abone olursa kaldığı yerden devam eder. Teklif görüşmesinde deneme süresinin uzaması teklifteki geçerlilik gününe bağlandı. 1.2 ile verilen onaylar geçerlidir.

1.2 değişikliği (13 Eylül 2026): Kurum Alanı, bireysel öğretmenin öğrencilerinin Kurum Alanına taşınması, Kurum Yöneticisinin erişimi ve kurum geneli deneme yüklemesi, Kayıt Defteri, öğretmenin ayrılması, askı ve sözleşme bitince verinin akıbeti yazıldı. Sözleşme deneme süresinde tek başına da kurulabilir.