KVKK Aydınlatma Metni
Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("Kanun") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır. Mercek, mercek.co ve app.mercek.co adreslerinde sunulan, rehber öğretmenler için kanıta dayalı çalışma programı ve karar destek hizmetidir ("Hizmet").
1. Veri sorumlusu
Arch Teknoloji Sanayi ve Ticaret A.Ş.
Reşitpaşa Mah. Katar Cad. İTÜ Teknokent Arı 6 Binası No: 2/49, İç Kapı No: 211, Sarıyer, İstanbul 34467, Türkiye
E-posta: [email protected]
2. Kimin verisi, hangi sıfatla işleniyor
Hizmette iki ayrı veri grubu vardır ve sıfatlar farklıdır.
| Veri sahibi | Veri | Sıfat |
|---|---|---|
| Öğretmen ve kurum yöneticisi (hesap sahibi) | E-posta adresi, ad soyad ve okul (isteğe bağlı), oturum çerezi, IP adresi, giriş zamanı, onay kayıtları, paket ve ödeme durumu, kullanım kayıtları (hangi özelliğin ne zaman kullanıldığı, uygulamada açılan ekranlar ve atılan adımlar, cihaz türü, saatlik istek sayıları, yapay zekâ istek ve hata sayıları, kayıtlı öğrenci, deneme ve program sayıları), kurum üyeliği ve rolü, kuruma katılma ve öğrenci taşıma onayı | Arch Teknoloji Sanayi ve Ticaret A.Ş. veri sorumlusudur. |
| Kurum yetkilisi (kurum hesabı açan, uygulamadan ya da mercek.co/kurum sayfasındaki formla fiyat teklifi isteyen) | Ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası, kurum adı, türü ve şehri, öğretmen ve öğrenci sayısı, varsa yazdığı not | Arch Teknoloji Sanayi ve Ticaret A.Ş. veri sorumlusudur. |
| İletişim formuyla yazan kişi (mercek.co/iletisim) | Ad soyad, e-posta adresi, seçtiği konu, mesajı ve verilen yanıt | Arch Teknoloji Sanayi ve Ticaret A.Ş. veri sorumlusudur. |
| Öğrenci ve veli | Öğrencinin adı, sınıfı ve şubesi, hedefi, deneme sonuçları, konu bazlı karne verileri, çalışma düzeni bilgileri, öğretmenin görüşme notları, öğrencinin görev işaretleri, velinin öğretmene yazdığı not, yüklenen belgeler, velinin açık rıza kaydı | Öğretmen bireysel çalışıyorsa bu verilerin veri sorumlusu öğretmendir. Öğrenci bir kurumun alanındaysa, öğretmenin kendi alanından kurumun alanına taşıdığı öğrenciler dahil, veri sorumlusu o kurumdur. Arch Teknoloji Sanayi ve Ticaret A.Ş. bu veriler bakımından veri işleyendir, yalnızca veri sorumlusunun talimatıyla ve Hizmet'in sunulması amacıyla işler. Hizmetteki hataların bulunup giderilmesi Hizmet'in sunulmasının parçasıdır, koşulları 3. bölümdedir. |
| Kurum alanında çalışan öğretmen ve kurum yöneticisi | Kurum alanında hangi öğrenci kaydını ne zaman açtığı ya da değiştirdiği (kayıt defteri), yani e-posta adresi, işlem, kaydın kimliği ve zaman. Kaydın içeriği tutulmaz. Kurumda öğretmenin öğrencilerle yaptığı işler (program kurma, onaylama ve düzenleme, haftanın sonucu, görüşme notu ve deneme girişi) ile hangi öğrencinin ne zamandan beri hangi öğretmende olduğu, içerikleri olmadan tarihleriyle kaydedilir. Bu kayıtlar kurumun öğretmen göstergelerinde, öğretmenler arasında sıralama yapılmadan, kurum ortalamasıyla yan yana kullanılabilir. Bu göstergeleri kurum yöneticisi ve öğretmenin kendisi görür. Kurum değeri kurumun bütün öğrencilerinden hesaplanır ve en az üç öğretmenli kurumda gösterilir. Deneme netlerindeki değişimin kurum değerini yalnız kurum yöneticisi görür. Kurum değerinde başka öğretmenin ya da öğrencinin adı ve tek tek sayısı gösterilmez. Kurum yöneticisi, öğretmen başına bağlantıyı açıp açık rıza veren veli sayısını görür. Veli ve öğrenci adı gösterilmez, öğretmenler sıralanmaz. Kurum öğretmeninin Ayarlar'daki adı kurumun panelinde görünür, Ayarlar'da ad yazılmadıysa kurumun yazdığı ad görünür. Kurumun öğretmeni eklerken yazdığı ad, ekleyen kişi ve öğretmenin eklemeye verdiği cevap kurumun kaydında tutulur. | Veri sorumlusu kurumdur. Arch Teknoloji Sanayi ve Ticaret A.Ş. veri işleyendir. |
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (Kanun m. 5 ve 6) |
|---|---|
| Hesap açılması, e-posta koduyla giriş, oturumun sürdürülmesi | Sözleşmenin kurulması ve ifası (m. 5/2-c) |
| Kurum hesabı açıldığında ve fiyat teklifi istendiğinde yetkiliye telefonla ya da e-postayla dönülmesi, teklifin hazırlanması | Sözleşmenin kurulması (m. 5/2-c) |
| İletişim formundan yazılan soru, destek ve iade başvurusunun yanıtlanması, yazana mesajın alındığının ve yanıtın e-postayla bildirilmesi | Sözleşmenin kurulması ve ifası (m. 5/2-c) ve meşru menfaat (m. 5/2-f). Mesaj yalnız yanıtlamak için kullanılır, tanıtım ya da reklam için kullanılmaz. |
| Öğrencinin deneme sonuçlarından haftalık program üretilmesi, program ve dayanağının, deneme sonuçlarının ve programın uygulanmasının öğrenci ve veliye bağlantıyla gösterilmesi | Öğretmen ya da kurum ile aramızdaki sözleşmenin ifası (m. 5/2-c). Öğrenci verisi bakımından veri sorumlusu olan öğretmen ya da kurum kendi hukuki sebebine dayanır, reşit olmayan öğrenciler için veli açık rızası veri sorumlusu tarafından alınır. |
| Kurum alanındaki öğrencinin programının, deneme sonuçlarının ve konu durumunun kurum yöneticisine gösterilmesi, kurum geneli deneme sonucu yüklenmesi, kayıt defterinin tutulması, öğrencinin kurum içinde bir öğretmenden ötekine devri, öğretmenin öğrencilerle yaptığı işlerin ve atama geçmişinin kaydı ile kurumun öğretmen göstergeleri, aynı denemedeki sonuçlardan öğrencinin kurum içindeki sırasının ve kurum, sınıf ve şube ortalamalarının hesaplanması, kurumun öğretmen eklemesi | Kurum ile aramızdaki sözleşmenin ifası (m. 5/2-c). Öğrenci verisi, kayıt defteri ve öğretmen işlerinin kaydı bakımından kurum kendi hukuki sebebine dayanır. Öğretmenin görüşme notları, velinin öğretmene yazdığı notlar ve öğrencinin ek bilgi ve kendi ifadesi alanları kurum yöneticisine gösterilmez. Kurum alanındaki öğrencilerin aynı denemedeki sonuçlarından öğrencinin kurum içindeki sırası hesaplanır, öğrencinin öğretmenine ve kurum yöneticisine gösterilir. Başka öğrencinin adı ve neti gösterilmez, denemeye kurumda en az altı öğrenci girmediyse sıra hesaplanmaz. Aynı sonuçlardan kurumun, sınıfların ve şubelerin deneme ortalamaları hesaplanır ve yalnız kurum yöneticisine gösterilir. Her ortalama en az üç öğrencinin sonucundan hesaplanır, üçten az öğrencisi olan sınıf ve şubenin ortalaması ayrı gösterilmez. Öğrenci ve veli bu bilgileri görmez. |
| Program anlatı metninin yapay zekâ ile yazılması | Meşru menfaat (m. 5/2-f). Yurt dışına aktarım için 4. bölüme bakınız. |
| Yüklenen karne, sonuç listesi ve fotoğrafların okunması | Sözleşmenin ifası. Belgeler okunduktan sonra saklanmaz. Okuma doğruluğunu artırmak için belgenin düzen bilgisi (yayınevi ya da optik sistem, tablo düzeni) ve öğretmenin okuma sonucunda yaptığı düzeltmelerin sayıları kişiyle bağlantısız tutulur, belgenin kendisi ve içindeki kişisel veriler tutulmaz. |
| Hizmetteki hataların bulunması ve giderilmesi, destek taleplerinin yanıtlanması | Sözleşmenin ifası ve meşru menfaat (m. 5/2-c, f). Önce toplu ve sayısal kayıtlara bakılır. Belirli bir hesabın öğrenci verisine yalnızca öğretmen destek istediğinde ya da Hizmet'in o hesapta doğru çalışmadığına dair bir belirti görüldüğünde, hatayı gidermek için gereken alanlarla sınırlı olarak bakılır. Bu erişimi yalnızca yetkili geliştirici yapar, tarihi, amacı ve bakılan alanlar kayda geçirilir. Hatadan etkilenmiş olabilecek öğretmen, kurum alanındaki kayıtlarda kurum bilgilendirilir. |
| Hizmetin izlenmesi ve aksaklıkların erken fark edilmesi | Sözleşmenin ifası ve meşru menfaat (m. 5/2-c, f). Her gece yalnızca kullanım kayıtlarındaki sayılara bakılır, örneğin deneme kaydedip program çıkaramayan yeni hesap, belge okumasında hata ya da hata sayısında ani artış. Öğrenci verisinin içeriği okunmaz. Belirti görülen durum yönetici ekranında listelenir ve yöneticiye günlük özet olarak iletilir, hesap sahibine destek için ulaşılabilir. Uygulamada hangi ekranın açıldığı ve hangi adımın atıldığı (örneğin boş öğrenci listesi, karne yükleme, okumanın sonucu, gösterilen uyarı ve çıkış zamanı) hesaba bağlı olarak kaydedilir. Yönetici bu kayıtla kullanıcının nerede zorlandığını görür, yardım eder ve uygulamayı geliştirir. Öğrenci adı ve öğrenci verisinin içeriği bu kayda girmez. |
| Hesap sahibine hizmetle ilgili bildirim (giriş kodu, sipariş ve abonelik, hata ve düzeltme, bakım, güvenlik) | Sözleşmenin ifası (m. 5/2-c). Tanıtım amaçlı ticari elektronik ileti ancak ayrıca onay verilirse gönderilir. |
| Gönderilen e-postanın ulaşıp ulaşmadığının ölçülmesi, duyuru e-postalarında ayrıca açılıp açılmadığının ölçülmesi | Meşru menfaat (m. 5/2-f). Bildirimin ulaşmadığını görmek, geri dönen adresleri düzeltmek ve duyurunun okunup okunmadığını anlamak için. Açılma yalnız duyuru adresinden (duyuru.mercek.co) gönderilen e-postalarda ölçülür, giriş kodu ve hizmet bildirimlerinde ölçülmez. Duyuruya görünmez bir görsel konur, e-posta açıldığında açılma zamanıyla birlikte IP adresi, e-posta istemcisi, tarayıcı ve cihaz bilgisi e-posta hizmet sağlayıcısına ulaşır. Sonuç reklam için kullanılmaz ve üçüncü tarafa verilmez. E-posta istemcileri görselleri önbelleğe aldığı için ölçüm yaklaşıktır. |
| Kendi kaydolan hesabın geldiği reklam kampanyasının, hesap ikinci öğrencisini ekleyene kadar kısa kampanya etiketiyle tutulması ve sonra yalnız günlük toplam sayıya dönüştürülmesi | Meşru menfaat (m. 5/2-f). Reklamların gerçekten kullanılan hesap getirip getirmediğini anlamak için. Etiket yalnız kampanyanın adıdır (örneğin "google/arama/calisma"), kişi hakkında bilgi içermez, reklam platformuna gönderilmez. Sayıldığı anda silinir. |
| Güvenlik, kötüye kullanımın önlenmesi, kayıtların tutulması | Meşru menfaat ve hukuki yükümlülük (m. 5/2-ç, f) |
| Onay kayıtlarının tutulması (metin adı, sürüm, zaman, IP), kuruma katılma ve öğrenci taşıma onayı dahil | Hukuki yükümlülük ve ispat (m. 5/2-ç, e) |
Özel nitelikli kişisel veri işlenmesi Hizmet'in amacı değildir. Profildeki "ek bilgi" ve "öğrencinin kendi ifadesi" alanlarına öğretmenin sağlık ya da aile bilgisi yazmaması beklenir, bu alanlar varsayılan olarak yapay zekâya gönderilmez.
4. Aktarım
| Alıcı | Ne aktarılır | Yer | Amaç |
|---|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Hizmetin bütün verisi (barındırma ve veritabanı) | Avrupa Birliği veri merkezleri | Barındırma |
| OpenAI, L.L.C. ya da Anthropic, PBC | Program anlatı metni için öğrencinin sınıfı, alanı, hedefi, ders netleri, konu bazlı sonuçları ve program içeriği, adı gönderilmez. Karne, sonuç listesi ya da cevap anahtarı okumada yüklenen belgenin kendisi, üzerinde yazılı ad ve sonuçlarla birlikte. | Amerika Birleşik Devletleri | Anlatı metni yazımı ve belge okuma |
| Resend, Inc. | Öğretmenin e-posta adresi, e-postanın teslim bilgisi, duyuru açıldığında IP adresi, e-posta istemcisi, tarayıcı ve cihaz bilgisi | Avrupa Birliği (İrlanda) | Giriş kodu, hizmet bildirimleri ve duyurular, teslim ve açılma ölçümü |
| Ödeme kuruluşu (iyzico) | Ödeme için gerekli bilgiler, kart verisi bize ulaşmaz | Türkiye | Abonelik (etkinleştiğinde) |
| Meta Platforms Ireland Limited | Yalnızca tanıtım sitesi (mercek.co) ziyaretçisinin açık rıza vermesi hâlinde: gezilen sayfa adresi, zaman, tarayıcı ve cihaz bilgisi, IP adresi, çerez kimliği. Uygulamadan ve öğrenci verisinden hiçbir bilgi aktarılmaz. | Avrupa Birliği ve Amerika Birleşik Devletleri | Reklam ölçümü |
| Google Ireland Limited | Yalnızca tanıtım sitesi (mercek.co) ziyaretçisinin açık rıza vermesi hâlinde: gezilen sayfa adresi, geldiği sayfa, zaman, tarayıcı ve cihaz bilgisi, IP adresinden çıkarılan yaklaşık konum, çerez kimliği. Uygulamadan ve öğrenci verisinden hiçbir bilgi aktarılmaz. | Avrupa Birliği ve Amerika Birleşik Devletleri | Site ölçümü |
Yapay zekâ sağlayıcısına gönderilen veri yalnızca o isteğin yanıtı için kullanılır, sağlayıcının modelini eğitmek için kullanılmaz (kurumsal API sözleşmesi hükmü). Öğretmen yapay zekâyı Ayarlar'dan hesap için ya da öğrenci profilinden tek öğrenci için kapatabilir. Kapalıyken o öğrencinin hiçbir verisi yapay zekâ sağlayıcısına gitmez, program şablon metinle üretilir ve belgeler elle girilir.
5. Toplama yöntemi
Veriler öğretmenin ya da kurum yöneticisinin Hizmet'e girdiği, yüklediği, öğretmenin kendi alanından kurum alanına taşıdığı ya da bağlantı yoluyla öğrenci ve velinin işaretlediği bilgilerden ve mercek.co sayfalarındaki iletişim ve teklif formlarından, elektronik ortamda toplanır.
6. Saklama süresi
- Hesap verisi: hesap açık olduğu sürece. Hesap kapatıldığında hemen silinir.
- Öğrenci verisi, öğretmenin kendi alanında: öğretmen sildiğinde ya da hesap kapatıldığında hemen silinir. Paket süresi dolan hesaplarda veri silinmez, öğretmen dilediğinde düzenler, indirir ya da siler.
- Öğrenci verisi, kurum alanında: kurum sildiğinde hemen silinir. Öğretmenin kurumdan ayrılması ya da hesabını kapatması kurum alanındaki veriyi silmez. Kurum alanı kapandığında veri silinmez, kurum alanı salt okunur kalır ve kurum yöneticisi veriyi indirebilir. Veri kapanıştan 12 ay sonra silinir, silmeden en az 30 gün önce kurum yetkilisine e-postayla bildirilir ve bildirimden sonraki 30 gün içinde silme yapılmaz. Kurum bu sürede yeniden abone olursa veri silinmez. Kurum yazılı olarak isterse veri daha önce silinir.
- Bağlantıdan gelen görev işaretleri, cevaplar ve veli notu: öğretmene iletilene kadar sunucuda bekler, iletildikten 30 gün sonra sunucudan silinir. Öğretmenin kaydına aktarılan hâli yukarıdaki öğrenci verisi süresine tabidir.
- E-posta teslim ve açılma kayıtları: e-posta hizmet sağlayıcısında 30 gün, sonra kendiliğinden silinir. Aynı kayıtların özeti (alıcı adresi, konu, gönderim zamanı, teslim edildi ya da açıldı bilgisi ve açılma sayısı) Mercek sunucusunda 90 gün tutulur, sonra kendiliğinden silinir. Bu özet, duyuruların ulaşıp ulaşmadığını görmek ve geri dönen adresleri düzeltmek içindir, açılma anındaki IP ve cihaz bilgisi Mercek sunucusunda saklanmaz.
- Kayıt defteri: 12 ay.
- Kurumda öğretmenin öğrencilerle yaptığı işlerin kaydı: 1 yıl. Hangi öğrencinin ne zamandan beri hangi öğretmende olduğu (atama geçmişi): kurum hesabı sürdükçe, kurum silindiğinde hemen silinir.
- Kurumun öğretmeni eklerken yazdığı ad, ekleyen kişi ve öğretmenin eklemeye verdiği cevap: kurum hesabı sürdükçe. Kurumun verisi silindiğinde ya da öğretmen hesabını kapattığında hemen silinir. Ekleme, katılma ve ret ayrıca kayıt defterine yazılır, katılma onayı onay kayıtlarında tutulur.
- İletişim formundan gelen mesaj ve verilen yanıt: bir yıl, sonra kendiliğinden silinir.
- Kaydın geldiği kampanya etiketi: hesap ikinci öğrencisini ekleyene kadar, en çok 90 gün. Sonra yalnız günlük toplam sayı kalır.
- Yüklenen belgeler: okuma tamamlanınca silinir, saklanmaz.
- Belgenin düzen bilgisi ve düzeltme sayıları: kişiyle bağlantısız, bir yıl.
- Öğretmenin adları gizleyerek paylaştığı okuma örneği: yalnız öğretmen her seferinde ayrıca onaylarsa gönderilir. Okunan tabloda öğrenci adları yerine sıra numarası yazılır, numara, okul ve kimlik alanları gönderilmez, belgenin kendisi ve görüntüsü gönderilmez, öğretmenin hesabı örnekle birlikte tutulmaz. Yalnız okuma motorunu düzeltmek için kullanılır, yapay zekâ sağlayıcısına eğitim verisi olarak verilmez. 90 gün sonra kendiliğinden silinir.
- Kullanım kayıtları: saatlik istek sayıları, günlük sayaçlar ve uygulamadaki ekran ve adım kayıtları 90 gün, hata kayıtları 30 gün, yönetici ekranındaki dikkat listesi 90 gün. Hesap kapatıldığında hemen silinir. Yapay zekâ kullanım kayıtları maliyet kaydı olarak tutulur, hesap kapatıldığında e-posta adresi yerine geri çevrilemeyen bir özet yazılır.
- Kurum yetkilisinin telefonu: kurum kaydı durduğu sürece, kurum silindiğinde hemen silinir. Tanıtım sitesindeki teklif formuyla gelen başvuru 12 ay sonra silinir. Sözleşmeye dönüşen teklifin bilgileri sözleşme kaydında tutulur.
- Onay, sipariş ve fatura kayıtları: kanuni süre boyunca (10 yıl). Hesap kapatıldığında bu kayıtlarda e-posta adresi yerine geri çevrilemeyen bir özet tutulur.
- Tanıtım sitesi çerez, piksel ve site ölçümü verisi: açık rızanın geri alınmasına kadar, en çok 12 ay. Google Analytics'teki ziyaret düzeyindeki veri 2 ay. Ayrıntı çerez bildiriminde.
7. Haklarınız (Kanun m. 11)
Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini ya da yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, zarara uğramanız hâlinde tazminat talep etme.
Başvurular [email protected] adresine ya da yukarıdaki posta adresine yazılı olarak yapılır. Başvuru en geç 30 gün içinde ücretsiz yanıtlanır. Öğrenci ya da veli sıfatıyla başvuruda veri sorumlusu öğretmen ya da öğrencinin kayıtlı olduğu kurumdur, biz başvuruyu veri sorumlusuna iletir ve gereğini onun talimatıyla yaparız.
8. Otomatik karar
Haftalık program bir yazılım motoru tarafından öğrencinin deneme sonuçlarına göre önerilir. Öneri öğretmen tarafından incelenir, değiştirilebilir ve onaylanmadan öğrenci ile veliye gösterilmez. Hizmet öğrenci hakkında hukuki sonuç doğuran otomatik bir karar vermez.